任何偿还雇员业务相关费用的雇主都应考虑偿还安排是否符合美国国税局的问责计划要求. 有一个符合税法要求的负责任的计划可以提供税收优惠.
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在责任计划下报销的每一笔费用都必须与业务有关. 这意味着，该费用必须允许作为扣除，并由员工在作为员工执行服务时支付或产生.
其他需求
雇员必须充分说明他们的开支 和 在合理的时间内退还任何超出的补偿或津贴. 合理时间的含义取决于事实和情况, 但国税局提供了几个安全港.
在支付或发生后60天内证实费用将被视为合理的, 120天内归还预付款也一样. 另外, 雇主可向雇员提供定期报表(至少每季度)，要求他们在报表后120天内说明或退还任何预付款项.
税收的影响
在符合要求的责任计划下的费用报销不包括在雇员的工资中，也不需要缴纳联邦收入或就业税. 这对雇主和雇员来说都是一个省税的办法.
如果没有合理的计划，支付给员工的金额将作为应税工资. 员工可以潜在地扣除费用, 但只在雇员列举扣除项目而不是要求标准扣除的情况下. 职工营业性费用及其他杂项费用的扣除，以调整后的收入总额的百分之二为限.
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